Оформление дубликата трудовой книжки

Содержание
  1. Что такое дубликат трудовой книжки и как его правильно оформить? Порядок заполнения копии документа
  2. Что такое дубликат
  3. Назначение
  4. Как оформить дубликат
  5. Правила заполнения
  6. Как оформить дубликата трудовой книжки: образец 2021 года
  7. Документы для указания записей о стаже
  8. Какова последовательность действий для оформления дубликата
  9. Какие сведения заносятся в бланк
  10. Какая плата взимается за выдачу документа
  11. Как получить дубликат трудовой книжки при утере
  12. Инструкция по заполнению дубликата
  13. Как оформить дубликат трудовой книжки
  14. Кто оформляет дубликат
  15. Порядок оформления
  16. Заявление на оформление
  17. Приказ о выдаче
  18. Какие документы понадобятся
  19. Алгоритм действий кадровика
  20. Срок выдачи
  21. Стоимость
  22. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации
  23. Определение
  24. Когда выдается
  25. Алгоритм
  26. Документы
  27. Какие сведения вносятся в дубликат
  28. Сроки выдачи
  29. Некоторые нюансы
  30. Недействительная запись
  31. Если сотрудник уволился
  32. Книга учета
  33. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Порядок заполнения, правила и сроки выдачи, образец копии
  34. Правовые акты для восстановления трудовой книжки
  35. Случаи выдачи дубликата трудовой книжки
  36. Необходимые документы

Что такое дубликат трудовой книжки и как его правильно оформить? Порядок заполнения копии документа

Оформление дубликата трудовой книжки

При утере старой трудовой книжки или при невозможности ее дальнейшего использования гражданин имеет право получить дубликат документа. Процедура оформления дубликата должна проходить в строгом соответствии с законодательством.

Что такое дубликат

Дубликат – это копия трудовой книжки. Необходимость в подобном документе возникает, если старая трудовая книжка не может по ряду причин использоваться гражданином для подтверждения своей профессиональной деятельности и стажа.

Сведения в дубликате должны полностью соответствовать сведениям, присутствующим в старой версии документа. Кадровый работник при оформлении дубликата должен действовать в соответствии с инструкцией по заполнению подобных документов.

Назначение

Дубликат может понадобиться в трех случаях:

  • трудовая книжка утеряна;
  • трудовая книжка испорчена (намочена, испачкана, порвана и т. д.);
  • в документ внесена запись, признанная недействительной (внесена ошибочно, признана недействительной на основании решения суда).

Во всех этих ситуациях старый документ теряет свою актуальность и не может использоваться владельцем для его предъявления в различных инстанциях. Без наличия действующей трудовой книжки гражданин теряет возможность подтвердить обычным способом свою трудовую деятельность и продолжительность трудового стажа.

По этой причине законодательно предусмотрено право гражданина на получение по письменному заявлению дубликата.

Как оформить дубликат

Для оформления дубликата необходимо:

  1. Написать заявление на имя работодателя. Заявление подается по последнему месту работы. Срока давности по подобным обращениям не существует. То есть, даже если гражданин уволился с последнего официального места несколько лет назад, это не отменяет его права обратиться к работодателю для оформления дубликата. Срок подготовки документа – 15 дней от даты подачи соответствующего заявления. Новая организация, в которую планирует трудоустраиваться гражданин без действующей трудовой книжки, не обязана оформлять для него дубликат.
  2. Предоставить старую книжку. Этот вариант может использоваться в ситуациях, когда старый документ испорчен или в нем присутствует недействительная запись. Наличие старой книжки позволяет работодателю перенести записи из нее в новый бланк. Все сведения в старом и новом варианте должны полностью совпадать.
  3. При отсутствии книжки из-за ее утери представить документы, подтверждающие трудовой стаж: надлежащим образом оформленные справки, выписки, копии приказов, распоряжений. Все документы собираются сотрудником при содействии работодателя. Запросы организациям рассылаются от имени работодателя, но с согласия самого сотрудника. Согласие должно быть оформлено в письменном виде. Данная мера необходима в целях соблюдения норм законодательства о защите персональных данных. Если бывших работодателей найти невозможно в связи с ликвидацией организаций либо прекращением деятельности индивидуальными предпринимателями, следует попытаться найти их правопреемников (если произошло слияние, реорганизация и т. д.). При отсутствии такой возможности необходимо обратиться в территориальный архив, находящийся по бывшему месту расположения организации. Если обнаружить нужные сведения в архиве не удается, остается последний вариант – обращение в суд.

Правила заполнения

При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо сделать следующее:

  1. В самом верху титульного листа над названием документа («Трудовая книжка») написать «Дубликат». При этом на титульном листе старого документа (при его наличии) пишется “Взамен выдан дубликат” с указанием серии, номера новой книжки.
  2. Внести в титульный лист сведения о работнике, актуальные на момент заполнения дубликата (ФИО без сокращений, дату рождения арабскими цифрами, уровень образования, специальность, дату заполнения нового бланка). Внизу страницы ставится подпись гражданина, подпись ответственного работника организации, печать организации.
  3. Внести в сведения о работе данные об общем, непрерывном стаже, присутствующем у работника до оформления к последнему работодателю.
  4. Внести в сведения о работе, данные о трудовой деятельности, наградах по последнему месту работы.

Все сведения вносятся уполномоченным лицом, ответственным за заполнение трудовых книжек. Обычно этим лицом является сотрудник кадровой службы организации либо непосредственный руководитель.

Сведения вносятся черной, синей, фиолетовой ручкой. Заполнять документ нужно разборчивым, компактным почерком. Внесение сведений в трудовую книжку самим сотрудником не допускается.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/dublikat.html

Как оформить дубликата трудовой книжки: образец 2021 года

Оформление дубликата трудовой книжки

› Возврат средств

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости.

В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов.

Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж.

Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности.

В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Это важно знать:  Как снятие арест с банковского счета

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке.

Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2021 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

  1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
  2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
  3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

Инструкция по заполнению дубликата

Заполнение производится следующим образом:

1) В правом верхнем углу титульной страницы делается запись «Дубликат».

Если предыдущая трудовая книжка имеется в наличии (например: содержащая ошибочную запись об увольнении), в ней так же на титульном листе записывается: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

2) Титульная страница дубликата заполняется на основании сведений о работнике, актуальных в настоящее время, т. е. дублировать старую информацию со всеми изменениями и дополнениями не нужно.

3) Если сотрудник до поступления к данному работодателю уже работал, то в гр. 3 сведений о работе сначала заносится подтвержденная документально информация об общем (непрерывном) стаже на предыдущих местах работы.

Общий стаж записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев и дней работы.

Ниже расшифровываются отдельные периоды работы, на которые имеются подтверждающие документы:

  • в гр. 2 – дата приема на работу;
  • в гр. 3. – наименование работодателя, структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник. Если имеются данные о переводе внутри указанной организации, также вносятся соответствующие записи;
  • далее в гр. 2 и 3 указывается дата и причина увольнения с данного места работы;
  • в гр. 4 записываются наименование и реквизиты документа, на основании которого заполнены сведения (справка от работодателя, выписка из архива, судебное решение и т. д.);

Примечание: если сотрудником представлены документы, подтверждающие получение награждений, данная информация также заносится в соответствующий раздел дубликата.

Затем нужно снять копии с представленных документов, заверить их и подшить на хранение в личное дело работника, а оригиналы вернуть владельцу.

4) После восстановленных сведений в общем порядке заносятся стандартные записи о работе сотрудника в компании, которая выдает дубликат.

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий рабочий стаж. Даже после ее утери или порчи можно оформить дубликат. Это бесплатно, но понадобится правильно составить заявление и собрать документы, подтверждающие периоды трудоустройства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Дубликат– это повторный экземпляр трудовой книжки с аналогичной юридической силой. Он так же подтверждает квалификацию, стаж, опыт.

Источник: https://fms21.ru/vozvrat/kak-oformit-dublikata-trudovoj-knizhki-obrazecz-2021-goda.html

Как оформить дубликат трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере: 

  1. Принять заявление от сотрудника.
  2. Собрать сведения о предыдущем стаже.
  3. Заполнить новый бланк.
  4. Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч. 3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:

  • работник или наниматель ее потерял;
  • признана негодной;
  • в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
  • работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.

Кто оформляет дубликат

Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы.

Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново.

Первой записью в нем будет очередное место работы.

Порядок оформления

Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.

Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Принимается заявление от работника.
  2. Собираются сведения о рабочем стаже.
  3. Оформляется приказ о выдаче.
  4. Заполняется бланк.
  5. Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
  6. Работник расписывается в получении копии.

Заявление на оформление

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.

Приказ о выдаче

В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации.

В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.

Какие документы понадобятся

Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют.

Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна.

Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться.

Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.

Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.

Алгоритм действий кадровика

Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  1. На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».
  2. Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
  3. Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
  4. В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
  5. В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
  6. Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.

Срок выдачи

Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.

Стоимость

Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты. Без согласия работника вычитать деньги нельзя.

Источник: https://ppt.ru/forms/trudovaya/kak-oformit-dublikat

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Оформление дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка.

В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа.

В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат.

Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Источник: https://FB.ru/article/307854/kak-oformit-dublikat-trudovoy-knijki-poshagovaya-instruktsiya-dokumentyi-i-rekomendatsii

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Порядок заполнения, правила и сроки выдачи, образец копии

Оформление дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка является тем документом, который определяет официальный трудовой стаж конкретного человека, а также позволяет в будущем определить наличие у него должного уровня трудового стажа для начисления пенсии. А как быть, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Правовые акты для восстановления трудовой книжки

На основании статьи 66 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовая книжка является документом, обязательным для предоставления работником при трудоустройстве.

Есть только два исключения из правила обязательного предоставления трудовой книжки – если речь идет о первом трудоустройстве, когда работодатель сам оформляет данный документ и делает в нем отметку о первом месте работы, либо когда речь идет о трудоустройстве по совместительству с оформлением либо трудового, либо гражданско-правового договора.

В том случае, если речь идет об утере или порче трудовой книжки (независимо от того, кто виновен в данном факте), работнику выдается дубликат. Данное положение содержится в Части 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной в Постановлении Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Данная часть указанного правового акта говорит о том, что дубликат трудовой книжки, выданный в случае утери или порчи оригинала, имеет такую же юридическую силу, но только в том случае, если речь идет о правильном его заполнении, в частности, если был правильно указан общий рабочий стаж такого работника.

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

В Инструкции по заполнению трудовых книжек содержится указание на те случаи, когда может быть оформлен дубликат данного документа. Данный перечень, с одной стороны, является исчерпывающим, но с другой может быть расширен в индивидуальном порядке в случае наступления каких-либо дополнительных обстоятельств. К числу основных случаев выдачи дубликата трудовой книжки относятся:

  • утеря документа работником или работодателем, в том числе по причине халатности самого сотрудника или ответственного должностного лица работодателя;
  • умышленное или неумышленное уничтожение данного документа (например, в случае пожара или наводнения либо с целью сокрытия негативных моментов трудовой биографии сотрудником);
  • порча документа по вине работника или работодателя, в том числе если внесенные в него данные оказались некорректными по своему содержанию, например, относительно причины увольнения сотрудника с места работы (в соответствии с приказом о расторжении трудового договора увольнение сотрудника происходит по собственному желанию, а в трудовой книжке ставится отметка об увольнении по инициативе работника по причине нарушения трудовой дисциплины в организации).

В некоторых случаях дубликат трудовой книжки выдается по причине полного заполнения всех имеющихся в ней страниц о местах работы сотрудника, а также в связи с необходимостью ее обновления.

Например, если фактическое состояние трудовой книжки затрудняет возможность ее использования из-за сильной потертости, либо персональные данные не читаются.

Необходимые документы

Так как процедура получения дубликата трудовой книжки – процесс достаточно длительный, работник имеет возможность его ускорить, если быстро предоставит необходимые документы, которыми сможет воспользоваться сотрудник кадрового подразделения. К числу тех документов, которые потребуются для быстрого оформления дубликата трудовой книжки, относятся:

  • паспорт работника или иной документ, который удостоверяет его личность на территории Российской Федерации;
  • СНИЛС (или свидетельство обязательного пенсионного страхования);
  • в случае с военнообязанными сотрудниками потребуется также предоставление военного билета;
  • копии или оригиналы имеющихся трудовых договоров и выписки из приказов о расторжении таковых, а также дополнительные соглашения об изменении должности или наименования подразделения, в котором трудится такой сотрудник;
  • для женщины, имеющей детей, свидетельство о рождении таковых для определения сроков пребывания в отпуске по уходу за ребенком.

Если все необходимые документы предоставлены, то количество направляемых запросов в отношении определения официального трудового стажа сотрудника сокращается, что положительным образом влияет на срок ожидания новой трудовой книжки самим работником.

Процедура выдачи дубликата трудовой книжки может быть платной, если такое требование установлено самим работодателем, за исключением ряда случаев, а именно:

  • если работодатель потерял все трудовые книжки, которые имелись у его сотрудников по причине действия обстоятельств непреодолимой силы;
  • сотрудником кадрового подразделения неверным образом был заполнен титульный лист документа;
  • порча трудовой книжки произошла не по вине сотрудника, которому она принадлежит.

В остальных случаях работодателю дается право взимать плату за выдачу дубликата трудовой книжки, но она не может быть выше, чем стоимость самого бланка.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки можно посмотреть здесь.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/oformlenie-dublikata.html

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: