Письменный ответ на жалобу и притензию

Содержание
  1. Грамотный ответ на претензию
  2. Какой может быть претензия?
  3. Образец и общие положения
  4. Как правильно ответить на жалобу
  5. Образец претензии и правила подачи жалобы
  6. Как отстаивать свои права?
  7. Структура претензии
  8. Образец
  9. Как подается претензия?
  10. Ответ продавца
  11. Причины отказа
  12. Что делать?
  13. Жалоба в Роспотребнадзор
  14. Советы потребителям
  15. Образцы ответов на жалобы. Образец ответа на жалобу гражданина
  16. Жалоба: суть, виды
  17. Законодательное регулирование
  18. Форма ответа на жалобу
  19. Образцы ответов на жалобы
  20. Правила написания письма и образцы ответов
  21. Разновидности обращений
  22. Как поступить, если получена претензия
  23. Советы, которые необходимо принять во внимание
  24. Сроки подготовки ответа на претензию
  25. Как отправить ответ на претензию
  26. Обоснованные и необоснованные претензии
  27. Когда отвечать необязательно
  28. Если обращение оставлено в книге жалоб и предложений
  29. Возможные последствия несвоевременного предоставления ответа
  30. Ответ на жалобу в книге отзывов и предложений: как правильно написать и в какой срок?
  31. Кто именно должен отвечать клиентам в книге отзывов
  32. Каких формулировок лучше избегать, составляя ответ на жалобу
  33. Можно ли ограничиться телефонным звонком клиенту
  34. Принципы составления ответа на отзыв клиента
  35. Реакция на обоснованную претензию
  36. Реакция на необоснованную претензию
  37. Реакция на благодарность
  38. Образец и правила оформления ответа на претензию покупателя по качеству товара или услуг
  39. Зачем отвечать на претензию
  40. Кто должен отвечать
  41. Требования к оформлению
  42. Соглашаться ли с обвинениями
  43. Вступительная часть
  44. Описательная часть
  45. Результативная часть
  46. Заключительная часть

Грамотный ответ на претензию

Письменный ответ на жалобу и притензию

Составление претензионной документации – это неотъемлемая часть делового общения. Некоторые юристы делают карьеру, составляя ответ на претензию о возврате денег, и на другие типы претензий.

Но написать ответ на обоснованную претензию можно и самостоятельно, тем более что этот вид документов считается довольно простым в оформлении.

Потому при соблюдении определённых правил ответное письмо может написать каждый желающий.

Конечно, если претензия касается дела, где замешана крупная сумма денег или возможна криминальная ответственность, желательно воспользоваться услугами юристов, которые не только напишут грамотный ответ на претензию потребителя, но и позволят повернуть ситуацию таким образом, чтобы виновным не оказался никто, или урегулировать дело с минимальными потерями для нанимателя.

Пострадавшая сторона, как правило, тоже не остается без компенсации, если в тексте указано согласие с претензией. Но она не такая большая, как могла быть.

Зато намного меньше нервотрепки, да и компенсацию можно получить значительно быстрее, при этом соблюдая все нормы закона «О защите прав потребителей», или условиями которые были указаны в договоре купли/продажи, если покупка крупная.

Какой может быть претензия?

Многих пострадавших интересует вопрос, как написать досудебную претензию правильно. Когда жалобу пишет физическое лицо, это необязательное требование для гражданского суда. А вот если дело будет рассматриваться в арбитражном судебном процессе, значит надо составлять официальные претензии и ответы на них.

Претензия – это попытка урегулировать конфликт вне суда. Если пострадавшая сторона получает возражение на претензию, то это позволит начать судебное разбирательство. Таким же поводом может послужить тот факт, что ответ на жалобу не последовал. Давайте же рассмотрим несколько видов претензий:

  • Которые обязательно надо предъявить;
  • Предъявить которые обязывает договор;
  • Образец которых нужен только одной из сторон.

Отзыв на претензию или его отсутствие несет определенные правовые последствия. Благодаря этим последствиям надо выделить следующее:

  • Если считаете, что информация в документе слабо обоснована, важно написать возражение на претензию, но не игнорировать её. Аргументированный пусть и отрицательный ответ значительно более надежен, чем полное молчание. Если обвиняемый не отвечает, это указывает на то, что он считает послание правомерным, а заявленные требования справедливыми;
  • Если не писать ответ на претензию – это расценивается, как несогласие реагировать на частную жалобу, и полное игнорирование неадекватного изложения событий и коверкание фактов.

Как в первом, так и во втором случае, ответить на вопрос: обязательно ли отвечать на претензию, нет, поскольку каждый может трактовать решение игнорировать заявление, жалобу или претензию по-своему. Но желательно все же ответить, с положительным или отрицательным результатом.

Образец и общие положения

Вне зависимости от объема и правовой аргументации, правила как составить отзыв остаются неизменными.

Он должен быть не просто попыткой оправдаться или признать свою вину, а тем документом, где можно полностью и подробно описать ситуацию уже с другой стороны.

Главное, аргументируйте свое отношение к происходящему, используя как можно больше выдержек из законодательства, ссылаясь на различные экспертизы и т.п.

Также можно указать ссылки на ведомственные инструкции, правила и другие бумаги, которые, скорее всего, остаются тайной для подателя жалобы. Он должен принять грамотное описание ситуации.

Благодаря такому подробному и можно даже сказать, профессиональному подходу, «виновные» доказывают пострадавшей стороне свою осведомленность в ситуации (принимает её), и апеллирует покупателя к изменению своего мнения по отношению к сложившимся обстоятельствам.

Вот ещё несколько правил, как написать правильный ответ на необоснованную претензию:

  1. В «Шапке» документа пишется следующее:
  • Сведения, точнее, реквизиты организации, которая делает свой шаг в ответ на вашу претензию;
  • Также тут обязано быть вписано: основные сведения о рабочих контактах организации и официальное наименование фирмы.
  1. В правильно оформленном отзыве должна содержаться информация клиента/подателя:
  • ФИО;
  • Адрес для получения ответа;
  • Контактный номер телефона.
  1. Основной текст, составленный на основании экспертиз, учитывая нормы ЗПП и т.п., должен максимально полно описывать ситуацию со стороны отвечающей организации. Оформить ответ можно с положительным или отрицательным смыслом. То есть, в первом случае написавшему заявление человеку, скорее всего, ответят положительно на его претензию, а во втором случае в возмещении аргументировано и мягко откажут (не заплатят деньги). Кроме того, в этой части формы могут вписать извинение за причинённые неудобства.
  2. Форма ответа на претензию, как и любой пример деловой документации, подразумевает наличие подписи руководителя предприятия на которое поступила жалоба. И это несмотря на то, что составить шаблон письма может каждый желающий, включая нанятого юриста или другое постороннее лицо.
  3. Кроме того, подтвердить юридическую значимость письма можно с помощью печати предприятия. И очень важно указать дату и номер исходящей корреспонденции (согласно внутреннему документообороту организации).

Скачать образец ответа на претензию (.doc)

Таким образом, на бланке заявления с ответом будут содержаться все значимые сведения, без которых это была бы просто бумажка формата А4, и не более того.

Как правильно ответить на жалобу

Унифицированной формы ответа нет в природе, но обязательно должна проходить как письменный документ. Нормы делопроизводства контролируют его вид, а вот касаемо содержимого, правильным будет считаться только тот документ, что создан по образцу, описанному ниже.

  • Указывается отправитель: название организации, адрес, КПП и ИНН;
  • Сведения об адресате: ФИО, должность, адрес.
  • Присвоенный рекламации номер, учитывая внутренний документооборот предприятия, дата составления.
  • Дата, когда претензия была получена;
  • Короткое обозначение ее сути. Вписать денежный штраф, запрашиваемый обиженной стороной (цифрами и прописью);
  • Номер и дата составления договора, в рамках которого действовал отправитель;
  • Собственно, ответ, написанный руководствуясь пунктами договора и т.п.;
  • Указать свое решение насчет жалобы: принято, отклонено, принято частично (указывается размер возвращаемой суммы).

Главное, чтобы претензию не было оставлено без внимания. Ответ надо писать обязательно, даже если ответ отрицательный.

Загрузка…

Источник: https://PravPotreb.com/zhaloby/otvet-na-pretenziyu.html

Образец претензии и правила подачи жалобы

Письменный ответ на жалобу и притензию

Каждый человек, так или иначе, сталкивается с различного рода нарушениями в магазинах, парикмахерских и даже в медицинских учреждениях.

Если первые два случая не так серьезны и многие потребители пропускают такие нарушения мимо ушей, то несоответствие услуг медицинского характера должным нормам качества простить можно не всегда.

Не стоит долго думать над вопросом, как правильно составить жалобу. Лучше поскорее написать её и направить по нужному адресу.

Как отстаивать свои права?

В подобных случаях необходимо правильно затребовать соблюдения необходимых характеристик как товара, так и услуги. Многие люди по незнанию как защитить свои права сами допускают правонарушения со своей стороны, устраивая скандалы и нарушая общественный порядок в подобных учреждениях. Этого делать категорически нельзя.

Правильным подходом будет предъявление претензии. Составляется претензия потребителя в письменной форме. Но при этом возникает вопрос, как правильно написать претензию. Определенных требований касательно формы образца претензии нет. Также нет конкретных ограничений по содержанию данного документа. Как написать жалобу — каждый решает по-своему.

Чтобы правильно довести всю суть требований до продавца, необходимо, чтобы претензия или рекламация содержала следующую информацию:

  • досконально описанную ситуацию, ставшей причиной подачи претензии;
  • требования закона, которые были нарушены в данном случае;
  • требования потребителя;
  • нормы законодательства, согласно которым выдвигаются претензии.

Образец претензии — это свободно составляемый в каждом отдельном случае по-разному документ.

Структура претензии

Как составить и написать претензию?

Образец написания жалобы не уникален, но структурно должен состоять из следующих пунктов:

  • «шапка» документа, где указываются данные потребителя и продавца;
  • содержание документа, имеющее вышеуказанную информацию;
  • дата направления претензии;
  • подпись потребителя.

Такая структурированность свойственна не только претензии, но подойдет и для любого другого официального обращения. Для того чтобы лучше понять, как правильно написать претензионное письмо, можно осмотреть образец претензии.

Образец

Итак, нижеуказанный образец ответит на вопрос, как написать претензию. Это классический пример составления документа.

Руководителю «ООО» Ф.И.О.

(здесь указывается наименование предприятия и Ф.И.О. его руководителя)

Находящегося по адресу

(адрес предприятия или его представительства где имело место нарушение)

От Ф.И.О.

(здесь указывается Ф.И.О. потребителя)

Проживающего по адресу

(необходимо указать точный адрес потребителя)

Телефон:

(нужно указать свой контактный телефон)

П Р Е Т Е Н З И Я

22 марта текущего года (указываем точную дату, когда имело место нарушение) я купил (получил услугу) телефон Самсунг Гэлекси 7 (описываем товар или характер услуги подробно) в вашем магазине за 35 тысяч рублей (указываем точную сумму).

Однако на следующий день он перестал функционировать (точно описываем характер поломки, не обязательно чтобы это было полное отключение устройство, подойдут и частичные поломки экрана, батареи, заряжающего устройства,  наушников и т.д.).

На основании статьи 18 Закона РФ «О защите прав потребителей» я требую замены (возврата денег, устранения недостатков и т.д.) телефона на другой. Прошу выполнить мои требования в сроки, предусмотренные статьёй 22 вышеуказанного закона.

В случае невыполнения моих требований в указанные сроки, уведомляю вас о своём праве обратиться в судебные органы и органы по защите прав потребителей в соответствии с законодательством.

Дата: 25.03.2021                                                  подпись:                                              Ф.И.О.

Данный пример вполне объемно представляет документ. Это типичный образец претензии, универсальный для направления в любых ситуациях. Данный образец претензии может быть дополнен или сокращен по желанию.

Обычно в фирменных магазинах для претензии имеется специальный бланк.

Как подается претензия?

Правильно оформленный документ — это лишь полдела. Необходимо также позаботиться о том, чтобы она дошла до продавца.

Сделать это можно несколькими способами.

  1. Можно самому вручить претензию. Однако при этом сам факт предъявления необходимо зафиксировать при помощи отметки со стороны руководителя или любого другого официально трудоустроенного на предприятии сотрудника о получении претензии на копии документа с указанием даты и подписи получившего лица.
  2. Направить претензию через почту. Письмо-претензию по образцу необходимо отправить с ответным уведомлением о вручении. Стоит такое заказное письмо дороже обычного, зато обратное уведомление имеет силу официального документа. Писать письмо нужно для большей результативности. Эффективность претензионного письма доказана на практике.
  3. Направить документ на электронный адрес предприятия. Для этого необходимо знать его имейл-адрес. К тому же предприятие должно указывать его на своих официальных документах, чтобы данный метод считался законным. Проверить это можно на стенде «уголок потребителя», который имеется на любом предприятии, где указываются все контактные данные. В данном случае выписка об отправке письма из вашего электронного почтового ящика будет служить доказательством факта предъявления претензии.

Очень важно, чтобы после подачи претензии у потребителя на руках оставалось подтверждение о её предъявлении.

Ответ продавца

В данном случае продавец должен ответить в сроки, установленные в статье 22 Закона РФ «О защите прав потребителей».

  1. Общий срок для рассмотрения и исполнения требований или отказа от них установлен равным десяти дням.
  2. Но продавец вправе назначить проверку товара на предмет наличия поломки и установления причин её возникновения. В данном случае срок рассмотрения продлевается до 20 дней.
  3. При гарантийном обеспечении ремонта продукции общий срок рассмотрения претензии не может превышать 45 дней.

Помимо основного нарушения, пропуск данных сроков со стороны продавца является отдельным правонарушением.

Ответ продавца может быть выражен как в исполнении требований, так и в виде резолюции на вашем обращении или в отдельном документе в случае отказа.   

Причины отказа

При обращении с претензией возможен и отказ. Поэтому в первую очередь необходимо установить его правомерность. Ведь в действительности товар мог быть испорчен по вине потребителя. Но как это влияет на данную ситуацию?

Возможны несколько вариантов.

  1. Первый вариант заключается в том, что экспертиза покажет причину поломки как механическое повреждение. При этом в сравнение могут быть приведены другие образцы товара. Такая причина обычно появляется вследствие небрежного отношения с вещами. Так, если это телефон, то, возможно, потребитель его уронил или же во внутренние части попала вода. Во избежание споров на этой почве, необходимо при покупке ознакомиться с характеристиками товара по водонепроницаемости и ударостойкости.
  2. Второй вариант заключается в небрежном отношении доставившего товар лица, если покупка был осуществлена удаленно. В данном случае имеет значение тот факт, на кого работает доставщик: на продавца или потребителя. В случае если доставка осуществляется за счет продавца, то и вся ответственность за поломки, наступившие во время доставки, ложится на него.
  3. В случае выявления заводского брака подтверждается бесспорное право потребителя на удовлетворение своих требований.

Все обстоятельства, на которые ссылается потребитель, необходимо доказать. Экспертное заключение служит именно тем самым доказательством.

Что делать?

Если потребителю отказали, но он всё же уверен в своей правоте, то соответственно всплывает вопрос, куда писать заявление? Согласно закону о защите прав потребителей, защита прав потребителя осуществляется Роспотребнадзором. Однако обращаться в таком случае можно и в другие уполномоченные учреждения.

Заявление о защите прав потребителей можно направить в один из следующих органов:

  • органы прокуратуры по факту нарушения законодательства;
  • обратиться в Роспотребнадзор;
  • подать иск в суд.

При обращении с жалобой последняя должна содержать полное и четкое описание ситуации. Оформить её можно так же, как и любое другое заявление.

Поступая так или иначе, необходимо знать, что один вариант не исключает другой. Так что куда писать заявление зависит исключительно от потребителя. Возможно направление заявлений сразу во все инстанции. Главное, знать, как написать заявление в тот или иной орган. Однако лучше придерживаться очередности, чтобы не возникало споров о юрисдикции различных органов.

При подаче иска в суд обращение в другие органы не является причиной отказа в рассмотрении иска. 

Жалоба в Роспотребнадзор

Куда можно написать жалобу? Разумеется, в Роспотребнадзор. Это действие самое эффективное после поучения отказа от продавца. Но как правильно написать жалобу? Форма жалобы примерно такая же, как и структура претензии и пишется она довольно просто. Как правильно писать жалобу может подсказать опытный юрист.

Пожаловаться в данный орган можно и без предъявления претензии продавцу. Жалоба может оформляться в электронном виде посредством специальной формы на сайте органа. Это форма является такой же правовой, как и направление через почту. К тому же, если обращаться к нему через сайт, то ответ приходит намного быстрее.

Советы потребителям

Придерживаясь некоторых правил во взаимоотношениях с предпринимателями, составляющий претензию человек может избежать многих трудностей и неясностей.

Вот эти правила:

  1. Прежде чем подавать претензию необходимо быть уверенным, что поломка не наступила в результате небрежного отношения. К тому же с любым продавцом можно договориться без бюрократии.
  2. Если всё же это не удается и пришла пора писать претензию, то лучше всего проконсультироваться у опытного юриста, который подскажет тщательно разработанный и проверенный план действий. Также он подскажет, как правильно написать жалобу или как писать заявление. Составляться эти документы могут по-разному, но содержать они должны полную информацию.
  3. Если продавец решил проводить экспертизу, то покупатель не должен пренебрегать своим правом наблюдения за ходом экспертизы и получения копии письменного заключения эксперта.
  4. При получении ответа от продавца необходимо требовать соблюдения письменной формы. Письменный ответ послужит доказательством в суде или ином органе.

Не следует бояться или лениться отстаивать свои права. Ведь законодательство обычно стоит на стороне потребителя.

Источник: https://provolochek.ru/zhaloby/pretenziya-obrazets.html

Образцы ответов на жалобы. Образец ответа на жалобу гражданина

Письменный ответ на жалобу и притензию

Среди всего многообразия обращения граждан можно выделить один из основных видов – жалобу. С помощью нее мы можем достигнуть желаемого, наказать виновных, добиться ускорения сроков исполнения каких-либо действий. Соответственно, ответы на жалобы (по образцу) должны быть не только грамотно построенными, но и законодательно аргументированными. В этом вам поможет данная статья.

Жалоба: суть, виды

Перед тем, как перейти к теме статьи, стоит рассмотреть понятие жалобы и ее виды, поскольку во многом от понимания ее сути зависит построение правильного ответа, а значит и репутация вашей компании.

Жалоба – это разновидность обращения гражданина к физическому или юридическому лицу, в тексте которой содержится требование об устранении нарушений прав и интересов. Пример жалобы и ответа на нее сейчас достаточно легко найти в интернете, но нельзя забывать, что каждый случай индивидуален.

В настоящее время можно классифицировать виды жалоб по разным признакам.

По количеству лиц-заявителей:

  • индивидуальная;
  • коллективная жалоба.

По виду адресата:

  • к физическим лицам (например, индивидуальным предпринимателям);
  • к юридическим лицам (в государственные органы).

По предмету:

  • на действия;
  • на бездействия;
  • относительно юридически значимых документов (принятых актов, решений).

По сфере обжалования:

  • в потребительской сфере (от клиента – исполнителю, в Роспотребнадзор);
  • в сфере ЖКХ;
  • судебные жалобы и пр.

Отдельно стоит остановиться на разновидности судебных жалоб.

По отраслям права:

В соответствии с этапами судопроизводства:

  • в апелляции;
  • в кассации;
  • в надзорную инстанцию;
  • частная жалоба.

Таким образом, данный список можно продолжать очень долго, поскольку критериев очень много. В данной статье приведена только основная классификация.

Законодательное регулирование

Общее право на подачу жалобы предусмотрено в п. 4 ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

При этом, в зависимости от вида жалобы, для каждой существуют специальные законодательные акты. Например, при оформлении, подаче и рассмотрении судебных жалоб применяются ГПК РФ, АПК РФ, УПК РФ, КоАП РФ, КАС РФ и иные кодексы.

Так, обращения граждан-потребителей к производителям, продавцам и исполнителям рассматриваются в соответствии с нормами Закона РФ «О защите прав потребителей», жалобы в сфере ЖКХ – на основании Жилищного кодекса РФ и иных нормативно-правовых актах в данной области.

Форма ответа на жалобу

Для наглядности стоит продемонстрировать стандартный образец ответа на жалобу гражданина.

Ответ на жалобу гражданина
ООО «Стройтехмаркет»ИНН ОГРННовгородская область, г. Боровичи, ул. Ленина, д. 8Тел. 77-58-31Исх. № 58 от 08 января 2021на вх. № 45 от 25 декабря 2015Петрову В.А.адрес: Новгородская область, Боровичский район, д. Коегоща,ул. Советская, д.5, кв. 3Уважаемый Петр Вениаминович!Настоящим сообщаем, что Ваша жалоба от 25.12.2015 рассмотрена. По фактам, изложенным в данном обращении, нами была проведена внутренняя проверка в организации, в ходе которой указанные Вами обстоятельства не подтвердились. Все сотрудники нашей компании имеют высокий уровень квалификации, прошли многоэтапное обучение и соответствующую практику, нарушений трудовой дисциплины и этики выявлено не было.Приносим Вам извинения за доставленные неудобства и будем рады видеть Вас в нашей компании снова.Генеральный директор _______________Пупков С.А.М.П.

При этом стоит отметить, что содержание ответа может быть различным, варьируется в зависимости от обстоятельств самой жалобы, настроенности гражданина и результата, которого вы желаете достигнуть. Приведенный выше пример ответа является простым, т. е. не содержит в себе никаких ссылок на законодательство.

Если же клиент настроен на дальнейшее судебное разбирательство, то, скорее всего, это сразу будет видно из текста его жалобы или претензии, иногда такой документ именуется досудебная претензия. Давайте приведем в пример другой ответ на претензию.

Ответ на жалобу покупателя
ООО «Стройтехмаркет»ИНН ОГРННовгородская область, г. Боровичи, ул. Ленина, д. 8Тел. 77-58-31Исх. № 109 от 10 октября 2021на вх. № 101 от 01 октября 2021Симеоновой В.Б.адрес: Новгородская область, Боровичский район, д. Травково, д. 19Уважаемая Вера Болеславовна!Настоящим сообщаем, что Ваша претензия от 01.10.2021 рассмотрена.

Источник: https://FB.ru/article/361539/obraztsyi-otvetov-na-jalobyi-obrazets-otveta-na-jalobu-grajdanina

Образцы ответов на жалобы

Письменный ответ на жалобу и притензию

Если получено обращение гражданина, уполномоченные лица по закону обязаны своевременно подготовить ответ на жалобу. Если действие не осуществить, нарушителя могут привлечь к ответственности. Каждый раз оформлять документ может быть проблематично. Рационально использовать образец.

Он позволит избежать возможных ошибок. При этом точная форма документа в законодательстве не закреплена. Если у вас присутствует достаточный уровень знаний, вы можете попробовать самостоятельно оформить ответ на претензию.

Об основных видах обращений, о действиях, которые необходимо предпринять при получении жалобы и иных нюансах процедуры поговорим далее.

Правила написания письма и образцы ответов

Разбираясь, как правильно ответить на жалобу в письменном виде, учтите, что в документе необходимо отразить обязательную информацию.

Бланк должен содержать следующие данные:

  • сведения об адресате и заявителе;
  • обращение к оппоненту, подтверждение факта получения претензии с указанием числа и момента рассмотрения;
  • информация о возникшей ситуации, список мероприятий, которые были проведены для устранения причины претензии;
  • итоги рассмотрения обращения и перечисление документов, которые прикреплены к ответу;
  • информация о лице, подписавшем бумагу, дата составления ответа, подпись и печать, если бумагу оформляют от имени компании.

Используйте готовый образец ответа на жалобу и ускорьте оформление документа, снизив вероятность ошибок. Если претензию не удовлетворят, у заявителя присутствует право пожаловаться в контролирующие органы.

Поэтому важно внимательно анализировать мотивы отказа в удовлетворении жалобы и подкреплять свои утверждения ссылками на нормы законодательства. Так, право подавать претензию гарантирует статья 33 Конституции РФ. Их рассмотрение выполняется в соответствии с нормами ФЗ № 59.

Лицо может обратиться в уполномоченный орган не позднее трех месяцев с того момента, как ему стало известно о нарушении прав, или в течение месяца, если должностное лицо не исполнило требования гражданина. В претензии не должно быть клеветы, оскорблений, унижений и прочего.

Разновидности обращений

По закону можно направлять разные варианты обращений в уполномоченный орган. Вне зависимости от выбранной формы потребуется подготовить ответ в установленный промежуток времени.

Существующие разновидности обращений
ЗамечаниеКлассификация выполняется на основании содержания. Сюда включают обращения, в которых зафиксированы мягкие требования, выраженные в форме просьбы
ПредложениеРазновидность направлена на улучшение деятельности организации. В некоторых случаях при помощи предложений можно существенно изменить подход к деятельности фирмы и добиться положительных итогов
ЗаявлениеФорма призвана доносить определенную просьбу руководству, обращать внимание на те или иные нюансы
ЖалобаСодержит требование об устранении нарушения, восстановлении нарушенных прав или интересов.

Как поступить, если получена претензия

Разобрав пример ответа на жалобу, необходимо принять во внимание особенности действий в сложившейся ситуации. Механизм действий, которые необходимо соблюдать при получении претензии, напрямую зависит от разновидности документа. Если лицо обратилось к предпринимателю или в компанию, во внимание нужно принять нормы гражданского законодательства.

Действовать нужно, придерживаясь следующей схемы:

  • Ознакомиться с информацией, отраженной в документе. Если требуется, нужно связаться с заявителем и уточнить обстоятельства, отраженные в жалобе. Дополнительно предстоит провести опрос сотрудников.
  • Факты подвергаются тщательному анализу. Иногда может потребоваться проведение экспертизы. В определенных ситуациях нужно проводить профессиональную оценку правомочности выдвинутых претензий. Так, если заявитель жалуется на недостатки товара, эксперт выяснит, кто именно виновен в поломке.
  • По итогам проведенных процедур принимается решение. Если претензия обоснована, применяются меры по разрешению конфликта. Если основания для удовлетворения жалобы отсутствуют, требование корректно отклоняют.
  • Оформляется ответ на претензию и направляется его заявителю.

Не стоит игнорировать претензии вне зависимости от формы их направления. Ответ обязательно предстоит дать в письменной форме.

 Иногда жалобы направляют провокаторы, которые специально пытаются раздуть конфликт, после чего обращаются в контролирующую инстанцию. Инициатором подобного может стать конкурирующая фирма.

Иногда действия выполняют скандальные граждане, получающие удовольствие от подобных мероприятий и унижения. Поэтому рассматривается претензия максимально внимательно.

Советы, которые необходимо принять во внимание

Разбираясь, как ответить на претензию клиента в письменном виде, помните, что в законодательстве отсутствуют обязательные формы письма. Точная инструкция по его заполнению также не приводится. Существующая практика привела к тому, что выделились определенные правила, которые необходимо соблюдать.

Эксперты советуют принять во внимание следующие нюансы:

  • Необходимо придерживаться делового стиля ответа. Грубое обращение, нецензурная брань или угрозы не допускаются. Нельзя проявлять эмоции. Важно сохранять уважительный тон, благодарить за представленную информацию и, если требуется, извиняться.
  • Форма отправки ответа должна соответствовать форме полученной претензии. Так, если ее предоставили в виде письма, необходимо дать ответ аналогичным образом.
  • Подготовить ответ на претензию необходимо таким образом, чтобы заявитель поверил в устранение обстоятельств, которые стали основанием для подачи жалобы. Допустимо прикрепление копии подтверждающих документов.
  • Если ответ оформляют от имени организации, обязательно нужно использовать фирменный бланк. В документе запрещено наличие исправлений, зачеркиваний, грамматических неточностей.
  • Если претензия необоснованна, отказ в удовлетворении должен быть мотивирован и подтверждаться ссылками на законодательство и документацию. На вопросы, отраженные в документе, нужно дать ответы. Нельзя рассмотреть лишь часть претензии.
  • Если составить ответ самостоятельно не удается, лучше воспользоваться готовым образцом или прибегнуть к помощи компетентных юристов.
  • Не стоит растягивать сроки рассмотрения жалобы. По закону ответ обязаны предоставить в течение 10 суток. Иногда период можно продлить до 1 месяца.
  • Если обращение оставили в книге жалоб, там же потребуется оформить и ответ. Дополнительно допустимо связаться с заявителем по телефону и рассказать об итогах рассмотрения обращения.
  • Если поступила жалоба, которую ранее рассматривали, на нее также нужно дать ответ, но в сжатой форме.

Если были размещены порочащие честь и достоинство сведения, которые не соответствуют действительности, можно потребовать разместить опровержение. Для этого также оформляется жалоба.

Сроки подготовки ответа на претензию

Как уже говорилось ранее, период на предоставление ответа варьируется от 10 до 30 календарных суток. Срок начинает исчисляться с момента получения обращения. В этот период потребуется подготовить лишь сам ответ на обращение. Срок, который займет пересыл, в отведенный период не входит.

Если присутствуют серьезные обстоятельства, срок обращения может быть повышен:

  • лицо находилось в командировке в другом городе или за границей и не могло своевременно дать ответ;
  • присутствуют потребности в проведении исследований, экспертиз, без которых дать корректный ответ невозможно;
  • лицо проходит лечение и физически не может ответить на обращение.

Обычно период продлевают на 30 дней. Все обстоятельства, повлекшие за собой принятие подобного решения, необходимо подтвердить документально. Если в установленный срок ответа не последовало, заявитель имеет право подать обращение в суд.

Как отправить ответ на претензию

По закону выполнить действия необходимо в той же форме, в которой была получена сама жалобу, если иное не было отражено в ее тексте.

Так, если была представлена письменная претензия, ответ оформляется в аналогичной форме, даже если присутствует номер телефона для оперативной связи. Документы, полученные через интернет, рассматриваются, после чего оформляется ответ в электронной форме.

 Если получено устное заявление от пациента или покупателя, на него также нужно ответить устно. Коллективная претензия не требует дачи ответа каждому отдельному заявителю, а только лицу, чьи контактные данные указаны в верхней стороне листа.

Альтернативой выступает личная подача. Аналогичные правила действуют во всех других ситуациях. Когда ответ передается непосредственно в руки, подпись ставится в особом журнале организации.

Обоснованные и необоснованные претензии

Не во всех ситуациях компания, получившая жалобу, обязана предпринимать какие-либо действия. Известны ситуации, когда претензии применяли для извлечения прибыли. Оставить неправомерную претензию без внимания также нельзя. Действие повлечет за собой возникновение судебных тяжб или скандалов.

Обратите внимание: Если требование заявителя обоснованно, необходимо не только дать ответ, но и извиниться, сообщив, что будут приняты все возможные меры для разрешения конфликта. Если исправление ситуации выходит за рамки полномочий, жалобу перенаправляют в соответствующую инстанцию. Об этом обязательно нужно уведомить заявителя.

Когда отвечать необязательно

В Гражданском кодексе говорится, что ответ должен быть предоставлен в срок до 30 дней. Этот период предоставляется для обоснования выполненных действий и исправления сложившейся ситуации. Однако в законодательстве переводится ряд ситуаций, при наступлении которых претензию можно оставить без внимания.

Подобное возможно, если:

  • получено анонимное обращение, какие-либо сведения об авторе отсутствуют;
  • на документе не проставлена личная подпись;
  • в претензии присутствуют нецензурные выражения, прямые угрозы, текст оформлен безграмотным языком.

Во всех остальных случаях должен быть обязательно дан ответ. Игнорирование обращений считается нарушением и может стать основанием для привлечения к ответственности.

Если обращение оставлено в книге жалоб и предложений

Соответствующий документ регулярно обязан анализироваться руководством компании. Если в книге оставлена претензия, потребуется подготовить ответ. Особенности процедуры зависят от полученной информации.

Так, если нет личных сведений, но указаны серьезные недостатки в качестве товара или поведении работников, обращение фиксируется на странице книги жалоб.

Действие выполняется для того, чтобы недовольный клиент мог повторно ознакомиться с документом и увидеть ответ.

Если гражданин оставил данные для оперативной связи, нужно воспользоваться ими и переговорить с заявителем. Своевременные ответы на претензию позволяют не только не допускать нарушений действующего законодательства, но и удерживать статус и репутацию компании на высоком уровне, своевременно повышать качество предоставляемых услуг, что впоследствии способствует улучшению финансовой ситуации.

Возможные последствия несвоевременного предоставления ответа

Если уполномоченный орган проигнорировал жалобу на некорректное поведение сотрудника, на руководство может быть наложен штраф. Размер взыскания отражен в статье 5.59 КоАП РФ. Величина взыскания варьируется от 5000 до 10000 руб. Избежать предоставления денежных средств не удастся.

Лицо, чьи права были нарушены, может пожаловаться в Роспотребнадзор. Дополнительно закон позволяет гражданам объединиться и оформить коллективную жалобу. Такие документы имеют большую юридическую силу, их удовлетворяют быстрее.

Поэтому рекомендуется своевременно рассматривать обращения граждан и предоставлять адекватные ответы.

Источник: https://YurPortal.info/zhaloby/obrazczy-otvetov-na-zhaloby/

Ответ на жалобу в книге отзывов и предложений: как правильно написать и в какой срок?

Письменный ответ на жалобу и притензию

По закону книга отзывов должна быть в каждой торговой точке. Однако ее наличием не следует ограничиваться. Если в этом информационном источнике появляются записи клиентов, реакция на них должна последовать в самые сжатые сроки. Как именно это должно произойти?

Кто именно должен отвечать клиентам в книге отзывов

Книга отзывов каждой торговой точки должна регулярно мониториться высшими должностными лицами компании.

Однако в случае с сетями магазинов это правило реализовать практически невозможно, а потому в роли ответственного лица могут выступать директора, начальники торговой точки и прочие менеджеры высшего звена.

Базовое правило, которому должны следовать все компании в отношении ответов в книгах отзывов, заключается в том, что если жалоба подается на конкретного сотрудника, отвечать на нее может лишь вышестоящее должностное лицо.

Отвечать на жалобу, адресованную себе же, директор магазина не может. Такие полномочия есть только у руководителя компании.

Если же в жалобе клиента фигурирует продавец, кассир или администратор зала, директор магазина вполне может дать на нее ответ.

Каких формулировок лучше избегать, составляя ответ на жалобу

Составляя текст для реакции на жалобу потребителя, необходимо следовать общим правилам, принятым для официально-делового стиля. Обратить особое внимание следует на такие принципы:

  • жаргонные слова, оскорбления или грубые формулировки в подобных ситуациях совершенно недопустимы. Даже если клиент неправ по всем мыслимым показателям, и сам составляет свою жалобу, пренебрегая нормами приличия, ответ на нее все равно должен быть предельно вежливым, кратким и содержательным;
  • очень важно упомянуть в тексте те установленные нормы, на которые опирается сама жалоба. Дело в том, что множество гневных отзывов базируются на банальном непонимании клиентами принципов и правил, в соответствии с которыми функционирует торговая точка. Если составитель реакции на жалобу подробно объяснит потребителю суть проблемного правила, конфликт, скорее всего, будет исчерпан;
  • автор реакции должен максимально четко излагать свои мысли, в особенности, когда идет речь о принятых действиях. Клиент должен получить исчерпывающую информацию о том, какие меры были предприняты для того, чтобы ликвидировать обнаруженную проблему, или же каковы причины того, что его жалоба не была принята к рассмотрению. Чем короче и понятнее будет ответ в книге отзывов, тем лучше;
  • распространенная ошибка, которую допускают многие менеджеры – указывать потребителям на то, что они неправы. Делать этого не следует. Достаточно лишь ограничиться перечислением причин, по которым жалоба не была рассмотрена, и/или причин, по которым сотрудник торговой точки был прав в конкретной ситуации.

Можно ли ограничиться телефонным звонком клиенту

Многие менеджеры полагают, что если они лично свяжутся с автором претензии по телефону, проблема будет решена, и ответ в книге отзывов писать не потребуется.

Это не так. Ответ должен быть составлен вне зависимости от обстоятельств.

Часто клиенты оставляют в книге отзывов свою контактную информацию: телефоны, электронные адреса и так далее. Звонить по указанному номеру необходимо только в том случае, если речь идет именно о претензии.

Если же потребитель написал в книге слова благодарности, можно ограничиться одним лишь письменным ответом ему.

Предложения покупателей также могут остаться без телефонного ответа, однако, письменный обязательно должен быть.

При этом если в книге фигурирует претензия, и клиент оставил свой телефон, связаться с ним нужно в любом случае (вне зависимости от того, обоснованы его доводы или нет).

Принципы составления ответа на отзыв клиента

Согласно действующим нормативным актам Российской Федерации, отвечать нужно на все без исключения записи, сделанные клиентами в книге отзывов. Однако если речь идет о благодарностях, достаточно будет упомянуть о том, что отзыв получен и принят к сведению.

Если составлена жалоба, ответ должен быть максимально исчерпывающим. Кроме того, если при составлении жалобы клиент указал свои контактные данные, автор ответа должен воспользоваться хотя бы одним дополнительным ресурсом для обратной связи (телефон, факс, электронная почта).

Следует отметить, что ответ должен появиться в книге отзывов в течение двух дней после появления жалобы. Поначалу он может быть неполным: компания просто сообщит о том, что приступила к рассмотрению вопроса.

Полный ответ на жалобу должен быть представлен в течение 15 суток после ее составления. Если этот срок был нарушен, клиент имеет полное право обратиться в Роспотребнадзор для защиты своих интересов.

То же самое может сделать автор жалобы, который не получил ответа ни по оставленному телефонному номеру, ни по оставленному адресу электронной почты.

Реакция на обоснованную претензию

Ответ на обоснованную жалобу покупателя менеджер компании должен составлять в свободной форме и с соблюдением основных норм официально-делового стиля.

Согласно общепринятому (хоть и неписаному) правилу, адресата нужно поблагодарить за отзыв, так как благодаря ему была выявлена проблема.

В особенности если спорная ситуация была описана потребителем во всех подробностях.

Менеджер должен сообщить автору претензии о том, какие конкретно меры были приняты для того, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем и минимизировать последствия уже случившейся.

В качестве завершения подобной жалобы рекомендуется принести извинения за причиненные неудобства, в связи с которыми клиенту пришлось тратить свое время на обращение к администрации торговой точки через книгу отзывов.

Само собой, в ответе обязательно должно фигурировать имя и должность лица, которое в данном случае выступает от имени компании.

Реакция на необоснованную претензию

Для начала необходимо разобраться с тем, какие конкретно претензии являются необоснованными. Это не слишком сложно. Например, клиент высказывает свое недовольство оправданными действиями сотрудников, качеством и ценой продукции, о которых он мог узнать, просто взглянув на ценник или этикетку, и так далее.

Обвинять клиента в невнимательности, конечно, не следует. Достаточной реакцией будет упоминание о том, что жалоба была рассмотрена, а также наличие благодарности за оставленный отзыв.

Реакция на благодарность

Менеджеру, который составляет ответ на благодарность в книге отзывов, достаточно лишь поблагодарить клиента в ответ и высказать надежду о том, что последний вновь будет посещать торговую точку.

Если благодарность направлена в адрес конкретного сотрудника, следует упомянуть то, что отзыв повлиял на его будущее поощрение (если, конечно, в компании есть система поощрений).

Кстати, многие магазины и рестораны активно пользуются системой премирования сотрудников на основании данных, полученных из книги отзывов и предложений.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/zpp/otvet-v-knige.html

Образец и правила оформления ответа на претензию покупателя по качеству товара или услуг

Письменный ответ на жалобу и притензию

Вряд ли найдется хотя бы один субъект предпринимательской деятельности, ни разу не столкнувшийся с претензиями со стороны клиентов. Конфликтных ситуаций не избежать, но подготовится и быть во всеоружии вполне возможно.

Если крикливого клиента легко переубедит опытный администратор, то отвечать на письменное обращение следует грамотно, ссылаясь на закон.

Заготовленный образец ответа на претензию должен быть каждого субъекта предпринимательской деятельности: и у крупной торговой сети, и у частного лица, предоставляющего услуги или реализующего товар.

Красиво написанный ответ – это не только деловой этикет, но и репутация фирмы.

Зачем отвечать на претензию

Вы можете столкнуться с ситуацией абсолютно необоснованного обвинения, не подтвержденного и составленного на эмоциях. Стоит ли отвечать на подобное обращение? Однозначно, стоит.

Таким образом, вы покажете клиенту, что вам не безразлична его проблема, что вы приняли во внимание его замечания, разобрались в ситуации.

Это поможет избежать ненужных судебных разбирательств, и продемонстрирует потребителю ваше намерение о продолжении сотрудничества.

Ответ на претензию покупателя может стать важным аргументом при судебном разбирательстве.

Кто должен отвечать

В крупных торговых сетях существуют юридические отделы, занимающиеся разрешением конфликтных ситуаций по всем направлениям деятельности предприятия. Если предпринимательскую деятельность осуществляет физическое лицо, этим вопросом он будет заниматься самостоятельно или с привлечением юриста.

Подготовить ответ на претензию потребителя может рядовой сотрудник, а заверить начальник юридического отдела или исполнительный директор. Так клиент убедится, что его проблемой занимались «на самом верху», а изложенная информация будет звучать намного убедительнее.

Требования к оформлению

Как правильно ответить на претензию покупателя? ответного письма зависит от конкретной ситуации. Есть общие требования, предъявляемые к оформлению подобных документов.

«Важно не только содержание, но и форма», – гласит восточная мудрость.  Это касается и составления  ответа на досудебную претензию по качеству услуг или товаров. Лучше распечатать письмо, используя фирменный бланк.

Это продемонстрирует ваше уважительное отношение.  Если подобного бланка нет, можно написать ответ на стандартном листе белой бумаги.

Обязательно обозначьте адресата, лучше обратиться к нему по имени отчеству, а также автора послания.

Не тяните с ответом. По закону вы должны подготовить ответ в течение 10 – 30 дней с момента получения претензии.

Еще одним требованием к форме является обязательное заверение подписью лица, его составившего. Лучше всего, если в ответе будет подпись руководителя. Если такой возможности нет, письмо подписывает руководитель структурного отдела, которому адресована претензия.

Заверять печатью  подпись не обязательно. С 2010 года субъектам предпринимательской деятельности разрешено исключить печати из документооборота. Исходящий номер, под которым письмо зарегистрировано в журнале корреспонденции, стоит обозначить. Это придаст переписке официальности.

Соглашаться ли с обвинениями

Не обязательно факты, изложенные в претензии, соответствуют действительности. Но отказ предпринимателя в удовлетворении незаконных требований должен быть обоснован.

Составляя ответ на необоснованную претензию, формулируйте мысли четко, сухо. Хорошо привести нормы действующего законодательства, подтверждающие вашу правоту.

Помните, любой ваш ответ может быть использован в суде в качестве доказательственной базы. Поэтому составьте его так, чтобы он не выходил за рамки закона.

Не существует законодательно утвержденного образца ответа на претензию по качеству товара . Пишется он в свободном стиле,  с учетом конкретной ситуации, используя правила общего делопроизводства.

Вступительная часть

Если есть фирменный бланк – отлично. Если нет, сверху указываются данные ответчика:

  • Наименование субъекта предпринимательской деятельности;
  • Его местонахождение;
  • Банковские реквизиты.

После этого указывается информация о заявителе:

  • ФИО (если обращение от частного лица);
  • Должность, фамилия инициалы, наименование предприятия (для юридических лиц);
  • Фактическое местонахождение или местожительства.

После чего указывается исходящий номер письма и дата его подготовки.

Скачать (otvet-na-pretenziyu-pokupately.doc, 28KB)

Описательная часть

Это основное поле ответа на досудебную претензию, заполнять его следует детально, приводя аргументы в свою пользу.

Следует уточнить дату, когда обращение было получено, кратко изложить суть жалобы, если заявляются суммы ущерба – обозначить их цифрами и прописью. Если жалоба подается в отношении действующего договора, указать его реквизиты (номер и дату).

Далее вы излагаете свое видение ситуации, обязательно указывая пункты договора и нормы законодательства. Если в заявлении указано несколько пунктов, ответ пишется по каждому из них.

Результативная часть

После изложения доводов, подводится итог. Достаточно нескольких предложений о том, что:

  • Вы согласны с претензией (полностью или в какой-то части), приносите свои извинения;
  • Отказываете в удовлетворении требований, изложенных в обращении.

Заключительная часть

Ответ на претензию покупателя обязательно заверяется подписью руководящего работника, с указанием его должности, фамилии, инициалов.

Чтобы проще сориентироваться, можно воспользоваться готовым примером письма. Конечно, изложенные факты будут отличаться, но стиль и форму документа можно позаимствовать.

ПРИМЕР:

Открытое акционерное общество «Электрокод»

Адрес: 150030 город Ярославль,пр. Авиаторов, д.67 , офис 352 ИНН 880002101025 КПП 680203002

Исх. №154 от 15 апреля 2021г.

Кострыкину  Л.П.

город Ярославль

ул.Дружбы,15

Ответ на претензию

5 апреля 2021 года нами было получено ваше обращение с требованием возместить стоимость приобретенного изделия ненадлежащего качества в сумме 12 000 (двенадцать тысяч) рублей.

Ваше обращение было тщательно изучено,  по результатам рассмотрения готовы уведомить Вас о том, что:

В соответствии с пунктом 5 статьи 18 федерального закона  «О защите прав потребителей», клиент вправе требовать возмещения стоимости некачественного изделия. Продавец принимает изделие и проводит в случае необходимости проверку его качества.

До получения результатов проверки продавец не обязан удовлетворять требований покупателя о возмещении потраченной суммы, так как отсутствуют доказательства реализации некачественной продукции.

Относительно предоставления идентичного изделия во временное пользование (пока не будут окончены ремонтные работы), такое изделие предоставляется Продавцом по требованию клиента. В данном случае ремонтные работы не проводились, а подобного заявления от Вас не поступало.

В соответствии с Актом приемки-передачи от  2 апреля 2021 года №ПП32 сервисный центр SAMSUNG принял на диагностику ноутбук SAMSUNG ТЕ (серия В51КМ, номер 9044567) для диагностирования дефектов и неисправностей (по словам заявителя, отсутствует звук).

По результатам проведенной диагностики сервисный центр SAMSUNG сообщил, что все технические характеристики ноутбука соответствуют заявленным, дефектов не выявлено. После сброса настроек,  звук работает в нормальном режиме.

Сотрудники нашего магазина неоднократно предлагали Вам забрать ноутбук и заключение сервисного центра. Однако Вы за ними не явились.

Исходя из вышеизложенного, Ваше требование о возврате Вам 12 000 (двенадцати тысяч) рублей за приобретенное некачественное изделие не подлежит удовлетворению.

Дополнительно сообщаем Вам, что ноутбук и заключение о диагностике Вы можете забрать из нашего магазина в рабочее время.

Приложения:

  1. Заключение сервисного центра SAMSUNG .
  2. Копия письма с предложением забрать товар и заключение от 04.2021.

С уважением,

Исполнительный директор                                    ПОДПИСЬ                 Ермолаева В.Н.

Источник: https://zpp.guru/torg/otvet-na-pretenziyu/

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: