Письмо в организацию с просьбой образец

Содержание
  1. Деловое письмо. Образцы деловых писем
  2. Виды деловых писем
  3. Структура
  4. Советы и рекомендации
  5. Примеры
  6. Письмо-просьба: Образец составления и виды
  7. Образец письма и инструкция по оформлению
  8. Требования: 5 практических советов
  9. Разновидности
  10. О выделении денежных средств
  11. О поставке товара
  12. О предоставлении скидки
  13. О снижении арендной платы
  14. Об отсрочке платежа
  15. Просьба оплатить за другую компанию
  16. О содействии в решении вопроса
  17. ссылкой:
  18. Как написать письмо с просьбой: инструкция и образец
  19. Структура текста документа
  20. письма
  21. Частные рекомендации
  22. Как отправить письмо-просьбу
  23. Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций
  24. №1. Персональное обращение
  25. №2. Почему ИМЕННО он?
  26. №3. И снова выгоды
  27. №4. Ваши успехи
  28. №5. Конкретная просьба
  29. №6. Громкие имена
  30. №7. Важные итоги
  31. №8. Контакты
  32. Ремарка
  33. Письмо-запрос
  34. Образец письма-просьбы – как составить
  35. Делового
  36. О благотворительной помощи
  37. Об оказании спонсорской помощи
  38. Оплатить задолженность

Деловое письмо. Образцы деловых писем

Письмо в организацию с просьбой образец

Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие.

Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами.

Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.

Виды деловых писем

Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.

Коммерческие. Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.

Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.

Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.

Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.

Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.

По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.

Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.

Структура

Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.

Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.

Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги).

Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем.

Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.

Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме.

Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований.

В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.

Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.

Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.

Советы и рекомендации

Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию.

Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…».

Так у Вас появится больше шансов достичь цели.

Примеры

Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.

Письмо-обращение приведено ниже.

Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.

Источник: https://www.papagroup.ru/article/delovoe-pismo-obrazec-obrazcy-delovyx-pisem/

Письмо-просьба: Образец составления и виды

Письмо в организацию с просьбой образец

В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Скачать образец в формате word (doc)

Образец письма и инструкция по оформлению

Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:

  1. Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
  2. Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
  3. Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.

Требования: 5 практических советов

Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:

  1. Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
  2. К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
  3. Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
  4. В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
  5. Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.

СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.

Разновидности

В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.

О выделении денежных средств

Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.

При составлении можно взять за основу такой образец.

От НКО «Радуга»

Депутату Законодательного Собрания

г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.

Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.

Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2021 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.

По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.

С уважением, Cветозаров В.К.

О поставке товара

Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.

Генеральному директору ООО «…»

Некрасову Н.К.

От директора компании ООО «…»

Елизарова В.М.

Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.

Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Наши контактные данные:

С уважением, Елизаров В.М.

О предоставлении скидки

В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:

  • если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
  • если приобретается сразу большое количество товара.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.

Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.

В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2021 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.

С уважением, Александров К.Н.

О снижении арендной платы

В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2021 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.

В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%.

Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора.

Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.

С уважением, Александров К.Н.

Об отсрочке платежа

В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.

Директору ООО «Грузодар»

Вакулову Н.Ю.

От директора ООО «Параболия»

Аксакова Т.Г.

Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2021 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).

От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Аксаков Т.Г.

Просьба оплатить за другую компанию

Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.

ИП Благодарову А.К.

от ИП Инина А.А.

Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.

С уважением, Инин А.А.

О содействии в решении вопроса

Наконец, если требуется решить какой-то конкретный вопрос, можно написать такой текст:

ИП Никанорову В.Р.

От директора ООО «Добрые решения»

Абдуловой В.Н.

Уважаемый Владимир Романович, я возглавляю благотворительную организацию, которая занимается проведением новогодних праздников для детей из малоимущих семей. Как нам стало известно из открытых источников, вы реализуете кондитерскую продукцию. Мы просим Вас организовать поставку новогодних подарков в количестве 1000 штук для проведения 20 мероприятий.

Со своей стороны гарантируем выразить вам письменную и устную благодарность и оставить положительные отзывы во всех организациях, по Вашему пожеланию.

С уважением, Абдулова В.М.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-pismo-prosbu/

Как написать письмо с просьбой: инструкция и образец

Письмо в организацию с просьбой образец

Документ этого типа является деловым письмом и наиболее распространен в рабочей и предпринимательской сфере.

Просьба может быть адресована частному лицу, коллективу, группе лиц, крупной организации, чиновнику. По тематическому признаку она относится к некоммерческому типу.

Целью просьбы может быть побуждение к началу или прекращению какого-либо действия. Допускается конвертная, электронная и факсовая форма отправки.

Структура текста документа

Письмо с просьбой не может быть унифицировано и написано по стандартному образцу. Тем не менее, оно является официальным документом и требует соблюдения правил ведения деловой корреспонденции. Грамматические, синтаксические, пунктуационные ошибки, исправления и подчистки недопустимы.

Для достижения максимального эффекта необходимо персонализировать прошение и обращаться к получателю по имени отчеству. Так, примером начала письма может быть: «Уважаемый Сергей Степанович».

В большинстве случае текст включает в себя вводную и основную часть. Во вводной части должна содержаться:

  • причина («вследствие изменения цен на энергоносители…», «в связи с производственной необходимостью», «в связи с отсутствием мест в детском саду» и т.п.);
  • цель («в целях безопасности прохождения груза…», «для согласования спорных вопросов» и т.п.);
  • ссылка («на основании нашего телефонного разговора», «учитывая, что производственные показатели снизились на…», «на основании постановления Правительства № __ от  и т.п.).

В основной части заключается сама просьба. Ее необходимо высказывать с применением глагола «просить». Производная форма от этого глагола может быть любая («прошу вас», «убедительно прошу»). Учитывая повод такого послания, уважительная манера приветствуется и в основной части письма.

При обращении с несколькими запросами следует разбить вводную часть на абзацы и в каждом из них указать отдельную просьбу. При нехватке места на странице следует взять еще один чистый лист, т.к. писать можно только с одной стороны. В таком случае нумерация ведется со второго листа.

Если подразумевается, что ответ на письмо должен быть получен в конкретный срок, следует отметить это в тексте.

Отправлением и получением корреспонденции обычно занимается секретарь, либо целый отдел организации. Необходимо помнить, что письмо могут прочесть до передачи адресату. Чтобы этого не произошло, нужно ставить пометку «конфиденциально», либо «лично в руки».

письма

В шапке документа указываются реквизиты организации отправителя:

  • наименование;
  • фактический адрес;
  • почтовый индекс;
  • контактные данные: телефон, факс, адрес электронной почты.

Далее указываются такие же сведения об адресате, за исключением контактных данных. Наименования организации адресата или подразделения дается в именительном падеже, должность и фамилия – в дательном.

Затем следует озаглавить текст, указав, что это прошение или обратившись к конкретному лицу (необязательно). После самой части с прошением документ подписывается руководителем организации адресанта, либо уполномоченным лицом. В конце указывается дата написания ходатайства.

Реквизиты отправителя указываются в верхнем левом углу страницы, адресата – в верхнем правом. Каждая часть реквизита – наименование организации, адрес и т. д. пишется с новой строки и с большой буквы.

Пример грамотно составленного обращения президенту. В письме коротко и доходчиво объясняется причина обращения, которая звучит вполне убедительно. Затем следует само прошение (помощь музею), а далее отправитель использует действенный прием. Он напоминает о вышедшем незадолго до этого Указе, акцентируя внимание на актуальности проблемы.

Частные рекомендации

Написать действительно хорошую, убедительную просьбу может человек наделенный чувством такта, владеющий слогом, имеющий опыт в деловой переписке. Нужно понимать психологические аспекты, уметь поставить себя на место адресата, постараться составить обращение так, чтобы ему это было интересно и, возможно, с определенной точки зрения, выгодно.

Как заинтересовать получателя:

  • соблюдать почтительный тон к конкретному лицу, группе лиц;
  • указать, почему запрос поступает именно к этому человеку;
  • убедить адресата, что выполнение просьбы принесет ему выгоду. Это может быть реализация привлекательной возможности получателя или решение актуальных для него вопросов;
  • описать проблему таким образом, что она глубоко тронет адресата.

Рекомендуется не писать длинный текст – получатель не дочитает его до конца. С юридической и психологической точки зрения также важно оформление документа, это формирует правильный имидж, «показывает лицо» отправителя.

Как отправить письмо-просьбу

Для отправки ходатайства заявитель выбирает любой удобный способ:

  • пересылка почтой;
  • личная доставка;
  • факсимильная связь;
  • электронный адрес;
  • интернет-сервисы.

Почтовая пересылка

Консервативный способ отправления корреспонденции с помощью почтовых служб занимает длительное время. Но таким образом есть возможность солиднее и привлекательнее оформить документ. Речь идет об использовании хорошей бумаги, красивого каллиграфического почерка, если послание пишется от руки. Это подчеркивает важность обращения для адресанта, показывает его особое отношение к получателю.

Чтобы быть уверенным, что просьба дойдет до адресата лучше отправлять письмо с уведомлением о вручении.

Личная доставка

С оформленным обращением также можно обратиться в приемную организации. Рекомендовано составлять две копии письма. Одна останется у получателя, а вторая, с отметкой о получении, у заявителя.

Обязательно проследите, чтобы письмо или жалоба были внесены секретарем в книгу входящей корреспонденции.

Факсимильная связь

Не самый удобный вариант, особенно если факс настроен на автоматический прием корреспонденции. Юристы рекомендуют после отправки обязательно связаться с секретарем и уточнить, получено письмо или нет и насколько оно читаемо. В противном случае просьба рискует просто затеряться среди бумаг.

Электронная почта

При наличии адреса официальной электронной почты получателя просьба отправляется на e-mail. Это значительно быстрее и удобнее, чем отправка в конверте. В теме необходимо пометить ФИО получателя и отправителя.

Интернет-сервисы

На официальном сайте практически любой организации предусмотрена возможность отправить обращение. Если это торговая площадка, то обычно это форма обратной связи.

Если просьба адресована чиновникам, то это электронная приемная (или интернет-приемная). Все, что необходимо – заполнить обязательные поля и нажать «Отправить».

Правила оформления, требования к запросам и сроки их рассмотрения обычно прилагаются.

: Реакция чиновников на просьбу пенсионерки

Источник: https://oletter.org/%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%8C%D0%B1%D0%BE%D0%B9

Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций

Письмо в организацию с просьбой образец

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____.

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».

Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

  • Вы являетесь специалистом в области ____.
  • Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
  • Только Ваш отдел работает без ____.

Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

  • Вы в свое время блестяще завершили ____.
  • Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
  • Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

  • Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам…
  • В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

  • До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
  • Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
  • Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).

  • В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
  • В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

  • От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
  • На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
  • Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.

№8. Контакты

«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.

Поэтому…

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

Источник: https://kaplunoff.com/blog/kak-napisat/kak-napisat-pismo-prosbu-8-prostyh-rekomendatsij

Письмо-запрос

Письмо в организацию с просьбой образец

Письменный запрос – это требование предоставить определенную информацию, направляемый чаще всего в государственные и муниципальные органы. Общий срок ответа на запрос обычно устанавливается как 30 календарных дней. Запрос может отправляться посредством почты или же в режиме он-лайн.

В любом случае вы должны четко изложить ваше требование, приложить в случае необходимости подтверждающие документы, фотографии и т.д. Вы можете попросить представить определенные сведения, копии документов, толкование законодательства и т.д.

В некоторых случаях за предоставление документов вам придется заплатить государственную пошлину.

Однако стоит помнить, что если государственные органы в большинстве случаев обязаны давать ответы на запросы граждан, то организации этого делать не обязаны и могут безнаказанно проигнорировать ваше требование. Исключение – адвокатский запрос. 

Шаг 1. При написании данного письма подробно сформулируйте запрос.   
     
Шаг 2.    Будьте конкретны в указании предмета запроса. По возможности в доброжелательной форме укажите срок на выполнение запроса.            

Шаг 3.    Укажите причину запроса.

Шаг 4.    В написании письма будьте вежливы и аккуратны.     

Шаг 5.    Подпишите письмо-запрос. 

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55 

Генеральному директору
ООО «Джейн доу» 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

 Исх. № 1 
от «01» июня 2021г.

           Запрос на предоставление Акта сверки          

Уважаемый Петр Петрович!

Прошу вас предоставить Акт сверки взаиморасчетов по оплате арендной платы и иных предусмотренных Договором аренды № 1 от «01» июня 2021г. платежей за период с «01» июня 2021г. по «31» мая 2021г.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

Генеральному директору
ООО «Джейн доу» 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 2 
от «02» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

Благодарим вас за коммерческое предложение, полученное нами от вашей организации «15» мая 2021 года (входящий № 43) .

Мы заинтересованы в приобретении материалов, реализуемых ООО «Джейн доу», однако для положительного решения вопроса о заключении контракта, нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

В связи с этим, просим вас выслать подробный прайс-лист на реализуемую продукцию. 

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Председателю правления 
АО «Джейн доу Банк» 
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 3 
от «03» июня 2021г.

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Петр Петрович!

Для целей восстановления безнадежно испорченной вследствие пожара в офисе документации просим вас в ближайшее время направить в наш адрес копии находящихся в вашей организации расчетных документов о поступлениях и списаниях денежных средств, а также банковских выписок по счету ООО «Джон доу» за 2021 год.

Номер расчетного счета нашей организации: 46950934893476578954.

Благодарим за понимание.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                            Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору 
ООО «Джейн Доу» 
г-ну Петрову П.П.  Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 4 
от «04» июня 2021г.

Запрос на предоставление учредительных документов

Уважаемый Петр Петрович!

Для заключения договора между ООО «Джон доу» и ООО «Джейн доу» прошу предоставить заверенные организацией копии следующих документов:

— устав организации;

— доверенность на подписанта;

— свидетельство ИНН;

— свидетельство ОГРН;

— свидетельство ИФНС;

— решение или протокол о назначении Генерального директора.

Скан – копии документов прошу направить по электронной почте, заверенные организацией бумажные копии документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон доу»                          _________________                    Иванов И.И.

После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Источник: https://formadoc.ru/entity/mails/pismo-zapros/

Образец письма-просьбы – как составить

Письмо в организацию с просьбой образец

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Оглавление

Делового
О благотворительной помощи
Об оказании спонсорской помощи
Оплатить задолженность

Делового

«Уважаемый Иван Иванович!

Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии.

Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле.

В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании.

Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития.

С уважением и благодарностью,

Директор центра занятости

П.П. Петров»

О благотворительной помощи

В правой колонке таблицы представлен полный текст письма, в левой перечислены использованные приемы.

Начинаем с комплимента адресатуУважаемый Павел Иванович!Ваше предприятие — одно из крупнейших в крае, и Вы, как его руководитель, входите в деловую элиту нашего региона.
Предлагаем адресату привлекательную возможностьВо все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории города, края, страны, запомниться добрыми делами.
Показываем, как мы можем помочь эту возможность реализоватьА сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей.В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам.
Показываем значимость своей просьбы. «Берем за душу»Ребятам из трудных семей часто не хватает тепла, — а одно из самых теплых, солнечных ремесел это ремесло гончара. Поэтому мы хотим открыть в своем центре гончарную мастерскую. Изготавливая для посетителей центра и туристов традиционную глиняную посуду и сувениры, ребята смогут освоить новую профессию и заслужить благодарность окружающих, — а это очень важно для их социальной адаптации.
Озвучиваем просьбуДля оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики — мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 2 млн. рублей.
Предлагаем сделать шаг в нашем направленииВся проектно-сметная документация по ее покупке и монтажу уже подготовлена, и мы охотно предоставим ее Вам, чтобы Вы могли знать, как именно будут использованы Ваши средства.
Резюмируем: если поможете, будет счастьеВы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами.Директор центра «Наследие»

Об оказании спонсорской помощи

Уважаемый Имя Отчество!

Жителям нашего города хороша известна Ваша деятельность в сфере благотворительности, в том числе в образовании. В связи с этим обращаемся к Вас с просьбой поддержать модернизацию компьютерного класса ккола № 108 Выбргского района г. Санкт-Петербурга.

Несколько слов о школе. Образовательное учреждение было было открыта в 1937 году. В настоящее время в школе обучаются 312 человек с 1 по 11 класс. За последние 50 лет школа выпустила 66 медалистов, из них 19 человек с золотыми медалями.

Шесть учащихся награждены грамотами Министерства образования и науки РФ. Эти факторы способствуют высокому уровню поступлению выпускников школы в ведущие вузы страны. Пять бывших выпускников вернулись в школу в новом качестве – педагогов.

В школе работает 38 учителей, из них 32 педагога имеют высшую квалификационную категорию “учитель” и 4 педагога – ученые степени.

Руководство области ценит заслуги педагогического состава и уровень образования в школе. В начале 21 века была проведена реконструкция здания. На открытии после капитального ремонта присутствовала Губернатор Ленинградской области Валентина Матвиенко. но внимания органов в ласти недостаточно для поддержания технического оснащения школы на современном уровне.

Школа профилируется на естественно-математическом образовании. Для поддержания высокого уровня образования по информатике требуется модернизация компьютерного класса.

Техническое обновление включает в себя приобретение 14 компьютеров (системный блок, монитор, клавиатура, мышка), съемного жесткого диска, видеопроектора, интерактивной доски ActivBoard 595Pro, лицензионное программное обеспечение, мебель (столы, стулья, шкафы).

Плановая стоимость модернизации 1 200 000 рублей, включая доставку и монтаж нового оборудования, демонтаж – старого.

При финансовой поддержке модернизации компьютерного класса мы обязуемся разместить рекламу Вашего предприятия внутри школы и на ее территории. Реклама будет доступна не только 312 школьникам. Ее увидят около 1200 человек – родители, дедушки и бабушки наших учащихся, которые ежемесячно посещают школьные мероприятия.

Кроме того, школьные мероприятия часо освещаются СМИ г. Санкт-Петербурга и мы обязыемся донести до жителей города о Вашей поддержки нашей школы.

Педагогический состав и другие сотрудники школы готовы способствовать продвижению бренда Вашей компании среди потенциальных покупателей и поддержанию доброй репутации Вашего предприятия.

Контактное лицо для обсуждения вопросов сотрудничества: должность, ФИО, телефон с 9.00 до 18.00.

С уважением к Вам и Вашей деятельности,…

Оплатить задолженность

————————————————————————— ¦ Директору ООО “Альфа”¦ ¦ Петрушину А.П.¦ ¦ от директора ООО “Строитель”¦ ¦ Савина А.К.

¦ ¦ ¦ ¦ Письмо N 67 ¦ ¦ ¦ ¦ Прошу Вас оплатить за нас задолженность перед ООО “X” по счету N 6 от¦ ¦08.05.2012 в счет вашего долга. ¦ ¦ ¦ ¦ Директор ООО “Строитель” Савин Савин А.К.¦ ¦ 08.05.

2012 ¦ —————————————————————————

Источник: http://doc-up.ru/dp/obrazets-pisma-prosby.html

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: